De veiligste manier om freelancers in te huren binnen de overheid is via een gestructureerd inkoopkader zoals een raamcontract of een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS), gecombineerd met een duidelijke arbeidsrelatiebeoordeling op basis van de Wet DBA. Dit geldt voor alle publieke instellingen die tijdelijke ICT-capaciteit willen inzetten zonder juridische of financiële risico’s te lopen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over veilig inhuren van freelancers bij de overheid.
Welke risico’s brengt het inhuren van freelancers bij de overheid met zich mee?
Het inhuren van freelancers bij de overheid brengt drie hoofdrisico’s met zich mee: schijnzelfstandigheid (met bijbehorende fiscale en sociale gevolgen), aanbestedingsrechtelijke overtredingen en onvoldoende screening van de professional. Elk van deze risico’s kan leiden tot boetes, terugbetalingsverplichtingen of reputatieschade voor de inlenende organisatie.
Schijnzelfstandigheid is het meest actuele risico in 2026. De Belastingdienst handhaaft actief op situaties waarin een freelancer in de praktijk functioneert als werknemer: vaste werktijden, exclusieve inzet, gezagsverhouding. Als een overheidsorganisatie dit verkeerd inricht, kan zij aansprakelijk worden gesteld voor niet-afgedragen loonheffingen.
Naast dit fiscale risico speelt het aanbestedingsrecht een grote rol. Overheidsopdrachten boven bepaalde drempelwaarden moeten Europees worden aanbesteed. Wie buiten bestaande contracten om inhuurt, riskeert juridische aanvechting van de opdracht en schending van interne inkoopregels.
Tot slot is er het kwaliteits- en screeningsrisico. Niet elke freelancer die zichzelf als ICT-specialist presenteert, voldoet aan de eisen voor een overheidsomgeving. Denk aan vereiste beveiligingsonderzoeken (VOG, Verklaring van Geen Bezwaar), kennis van overheidsprocessen en aantoonbare relevante ervaring.
Wat zijn de wettelijke regels voor inhuur van freelancers bij de overheid?
De wettelijke regels voor inhuur van freelancers bij de overheid zijn gebaseerd op drie kaders: de Wet DBA (Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties), het aanbestedingsrecht (Aanbestedingswet 2012) en het interne inkoopbeleid van de betreffende publieke instelling. Samen bepalen deze kaders wanneer, hoe en via welk kanaal een freelancer mag worden ingehuurd.
De Wet DBA verplicht opdrachtgevers om vooraf te beoordelen of een opdracht echt zelfstandig kan worden uitgevoerd. Gebruik van modelovereenkomsten is hierbij een hulpmiddel, maar geen garantie. De feitelijke uitvoering van de opdracht telt zwaarder dan de contractvorm.
Het aanbestedingsrecht schrijft voor dat overheidsopdrachten boven de drempelwaarden openbaar worden aanbesteed of via een bestaand inkoopkader worden uitgezet. Directe inhuur buiten deze kaders is in de meeste gevallen niet toegestaan. Gemeenten, ministeries en uitvoeringsorganisaties zijn verplicht hun inkoopprocessen hierop in te richten.
Intern beleid verschilt per organisatie, maar bevat doorgaans regels over maximale tarieven, doorlooptijden van opdrachten, goedkeuringsprocessen en verplichte screening van professionals. Wie als leverancier of intermediair met de overheid samenwerkt, moet dit beleid kennen en naleven.
Hoe werkt inhuur via een DAS of raamcontract voor ICT-professionals?
Inhuur via een DAS (Dynamisch Aankoopsysteem) of raamcontract werkt via een vooraf aanbesteed inkoopkader waarbinnen leveranciers en professionals zijn toegelaten. De overheidsorganisatie plaatst een opdracht binnen dit kader, waarna toegelaten partijen een aanbieding kunnen doen. Dit is de meest gebruikte en juridisch veiligste methode voor het inhuren van interim ICT-professionals bij de overheid.
Een DAS is een digitaal systeem dat continu openstaat voor nieuwe toetreders. Dit maakt het flexibeler dan een klassiek raamcontract, waarbij de leverancierskring na gunning gesloten is. Voor ICT-opdrachten bij de Rijksoverheid zijn meerdere DAS-systemen actief, waaronder systemen voor categorieën als applicatiebeheer, cybersecurity, datamanagement en projectmanagement.
Het proces verloopt doorgaans in drie stappen:
- De opdrachtgevende organisatie stelt een profielbeschrijving op met functie-eisen, doorlooptijd en tariefsbandbreedte.
- Toegelaten leveranciers of professionals dienen een aanbieding in via het systeem.
- De organisatie beoordeelt de aanbiedingen op inhoud en prijs, en gunt de opdracht.
Raamcontracten werken vergelijkbaar, maar zijn minder flexibel. De leveranciers zijn bij aanvang vastgelegd en er is geen mogelijkheid voor nieuwe toetreders gedurende de looptijd. Voor inkopers biedt een raamcontract wel meer zekerheid over tarieven en kwaliteitsnormen.
Wat is het verschil tussen inhuur via een intermediair en directe inhuur?
Het verschil tussen inhuur via een intermediair en directe inhuur zit in de juridische positie, het risicobeheer en de administratieve verantwoordelijkheid. Bij directe inhuur contracteert de overheidsorganisatie de freelancer rechtstreeks. Bij inhuur via een intermediair neemt een bemiddelaar de contractuele relatie, screening en compliance op zich.
Directe inhuur
Bij directe inhuur is de overheidsorganisatie zelf verantwoordelijk voor de arbeidsrelatiebeoordeling, contractering, screening en naleving van de Wet DBA. Dit vereist interne expertise en capaciteit. Fouten in dit proces zijn voor rekening van de opdrachtgever. Directe inhuur is alleen verstandig als de organisatie beschikt over een goed ingericht inkoopproces en voldoende juridische kennis.
Inhuur via een intermediair
Een intermediair neemt de operationele en juridische verantwoordelijkheden over. De intermediair screent de professional, toetst de arbeidsrelatie, stelt het contract op en draagt zorg voor correcte verloning of facturatie. Voor overheidsorganisaties die regelmatig ICT-professionals inhuren, biedt dit een aanzienlijke verlaging van het risico en de administratieve last. Bovendien heeft een gespecialiseerde intermediair vaak al toegang tot een DAS of raamcontract, wat de doorlooptijd van een opdracht aanzienlijk verkort.
Wanneer is verloning via een all-in constructie de veiligste keuze?
Verloning via een all-in constructie is de veiligste keuze wanneer er twijfel bestaat over de zelfstandigheid van een professional, wanneer een freelancer geen eigen rechtspersoon heeft of wanneer de overheidsorganisatie het risico op schijnzelfstandigheid volledig wil uitsluiten. In deze constructie wordt de professional via een intermediair of uitzendbureau verloond, waardoor de opdrachtgever gevrijwaard is van werkgeversrisico’s.
Bij een all-in verloning ontvangt de professional een vast uurtarief waaruit alle kosten worden gedekt: loonheffingen, sociale premies, administratie en eventuele verzekeringen. De overheidsorganisatie betaalt een factuur aan de intermediair en heeft geen directe arbeidsrechtelijke relatie met de professional.
Dit model is bijzonder geschikt in situaties waarbij:
- De opdracht langdurig is en de grens met een arbeidsovereenkomst dreigt te vervagen.
- De professional nog geen ervaring heeft met zelfstandig ondernemen en geen eigen administratie voert.
- De overheidsorganisatie intern geen capaciteit heeft om arbeidsrelaties te beoordelen.
- Er sprake is van een verhoogd controlerisico vanuit de Belastingdienst voor een bepaalde functiecategorie.
Een all-in constructie biedt dus zekerheid voor alle partijen, maar heeft ook een keerzijde: de professional ontvangt netto minder dan bij directe facturatie als zelfstandige. Het is daarom belangrijk om dit vooraf transparant te communiceren en te vergelijken met andere inhuuropties.
Hoe beoordeel je of een freelancer voldoet aan de eisen van de overheid?
Een freelancer voldoet aan de eisen van de overheid als hij of zij aantoonbaar beschikt over de gevraagde technische competenties, relevante ervaring binnen een vergelijkbare overheidscontext en de vereiste integriteitsverklaringen zoals een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Aanvullend kan een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) vereist zijn voor functies met toegang tot vertrouwelijke systemen.
Een goede beoordeling verloopt langs drie assen:
- Inhoudelijke match: Voldoet het cv aan de gestelde functie-eisen? Heeft de professional aantoonbare ervaring met vergelijkbare opdrachten binnen de publieke sector?
- Integriteit en screening: Zijn de vereiste verklaringen aanwezig en actueel? Zijn er bijzondere beveiligingseisen verbonden aan de opdracht?
- Juridische status: Is de professional ingeschreven bij de KvK, heeft hij of zij een actieve btw-registratie en is de arbeidsrelatie correct beoordeeld op basis van de Wet DBA?
In de praktijk ontbreekt bij overheidsorganisaties vaak de tijd of expertise om dit proces grondig uit te voeren. Een gespecialiseerde intermediair neemt deze beoordeling over en levert alleen professionals aan die vooraf zijn gescreend en gematcht op inhoud.
Hoe Ubuntu Staffing helpt bij veilig inhuren van freelancers binnen de overheid
Wij begrijpen dat compliance, kwaliteit en snelheid bij overheidsinhuur hand in hand moeten gaan. Als specialist in interim ICT-bemiddeling voor de overheid nemen wij de volledige inhuurketen uit handen. Wat wij concreet bieden:
- Toegang tot raamcontracten en DAS-systemen bij de Rijksoverheid, ministeries en gemeenten.
- Volledige screening van ICT-professionals op inhoud, integriteit en juridische status.
- All-in verloningsconstructies voor professionals waarbij het risico op schijnzelfstandigheid volledig wordt weggenomen.
- Begeleiding bij arbeidsrelatiebeoordeling conform de Wet DBA.
- Snelle matching via ons platform UbuntuJobs, met focus op inhoudelijke fit in plaats van alleen een cv-vergelijking.
Of je nu als overheidsorganisatie op zoek bent naar een betrouwbare ICT-professional of als leverancier toegang wilt tot publieke opdrachten, wij denken graag met je mee. Neem contact op en ontdek hoe wij jouw inhuurproces veiliger en efficiënter maken.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het gemiddeld om via een DAS of raamcontract een ICT-freelancer in te huren?
De doorlooptijd via een DAS of raamcontract is aanzienlijk korter dan bij een volledige Europese aanbesteding, en bedraagt doorgaans 2 tot 4 weken vanaf het plaatsen van de opdracht tot de start van de professional. Dit hangt af van het aantal ingediende aanbiedingen, de complexiteit van het profiel en de interne besluitvormingsprocedures van de organisatie. Een gespecialiseerde intermediair met al toegang tot het betreffende DAS-systeem kan deze doorlooptijd verder verkorten doordat zij direct geschikte kandidaten kunnen voordragen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die overheidsorganisaties maken bij het inhuren van freelancers?
De meest gemaakte fouten zijn: inhuur buiten bestaande inkoopkaders om (wat aanbestedingsrechtelijke risico’s oplevert), onvoldoende arbeidsrelatiebeoordeling vooraf (met schijnzelfstandigheid als gevolg), en het ontbreken van actuele integriteitsverklaringen zoals een VOG. Een andere veelgemaakte fout is het verlengen van opdrachten zonder formele minicompetitie binnen het raamcontract of DAS, wat intern beleid en aanbestedingsregels kan schenden. Door deze stappen structureel te beleggen bij een gespecialiseerde intermediair worden deze fouten grotendeels voorkomen.
Mag een freelancer die eerder als medewerker in dienst was bij dezelfde overheidsorganisatie opnieuw worden ingehuurd?
Ja, dat mag in principe, maar dit is een situatie die extra aandacht verdient vanuit de Wet DBA. De Belastingdienst kijkt kritisch naar zogeheten ‘draaideurconstructies’, waarbij een voormalig werknemer kort na uitdiensttreding terugkeert als zelfstandige voor dezelfde werkzaamheden. Om het risico op schijnzelfstandigheid te vermijden, is het raadzaam een aantoonbaar andere invulling aan de opdracht te geven, een passende periode tussen het dienstverband en de inhuur aan te houden, en de arbeidsrelatiebeoordeling zorgvuldig te documenteren.
Wat moet er in een goede profielbeschrijving staan bij het uitzetten van een ICT-opdracht via een DAS?
Een sterke profielbeschrijving bevat minimaal: een heldere omschrijving van de werkzaamheden en het verwachte resultaat, de vereiste technische competenties en certificeringen, de gewenste ervaring binnen een overheidscontext, de doorlooptijd en het verwachte aantal uren per week, en de tariefsbandbreedte. Hoe concreter de beschrijving, hoe beter de aanbiedingen aansluiten op de werkelijke behoefte. Vage profielen leiden tot een breed scala aan aanbiedingen die onderling moeilijk te vergelijken zijn, wat het gunningsproces vertraagt.
Is een VOG altijd verplicht voor freelancers die bij de overheid werken?
Een VOG is in de meeste gevallen vereist, maar de specifieke eisen verschillen per opdracht en organisatie. Voor functies met toegang tot gevoelige persoonsgegevens, kritieke systemen of vertrouwelijke informatie kan bovendien een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de AIVD verplicht zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de inlenende organisatie om vooraf te bepalen welk screeningsniveau van toepassing is en dit expliciet op te nemen in de opdrachtvereisten. Een intermediair kan hierbij adviseren en de aanvraagprocedure begeleiden.
Hoe zit het met de maximale tarieven voor ICT-freelancers bij de overheid?
Veel overheidsorganisaties hanteren interne richtlijnen of tariefplafonds voor de inhuur van externe professionals, mede ingegeven door het Rijksbrede beleid rondom externe inhuur. Deze tariefplafonds variëren per functiecategorie, ervaringsniveau en organisatie, en worden soms ook vastgelegd in de voorwaarden van een raamcontract of DAS. Het is belangrijk om als opdrachtgever de geldende tariefkaders te raadplegen vóór het uitzetten van een opdracht, en als leverancier of intermediair transparant te zijn over de opbouw van het uurtarief, inclusief eventuele bemiddelingskosten.
Kan een kleine gemeente of uitvoeringsorganisatie ook gebruikmaken van een DAS of raamcontract, of is dat alleen voor grote ministeries?
DAS-systemen en raamcontracten zijn ook toegankelijk voor kleinere gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties, zeker wanneer zij zijn aangesloten bij een collectief inkoopkader zoals die van de VNG of regionale inkoopsamenwerkingsverbanden. Organisaties die niet beschikken over een eigen raamcontract kunnen via een gespecialiseerde intermediair alsnog gebruikmaken van bestaande inkoopkaders waarop die intermediair is toegelaten. Dit verlaagt de drempel aanzienlijk en zorgt ervoor dat ook kleinere publieke organisaties compliant en efficiënt ICT-professionals kunnen inhuren.
Wij helpen je graag!
Heb je vragen? We helpen je graag!
Aanmelden nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van alles wat er bij Ubuntu Staffing gebeurt. Stay tuned!
